Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich

Die folgende Datenschutzerklärung gilt für die digitalen Angebote unter jugendhilfetag.de, konkret die Informationsseiten zum 17. Deutscher Kinder- und Jugendhilfetag (17. DJHT), die digitale Fachmesse und den digitalen Fachkongress, sowie alle damit verbundenen Anmeldesysteme und Corona-bedingten Erfassungen zur Vor-Ort-Teilnahme. Weiterhin beschreibt die Datenschutzerklärung die Verarbeitung im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit und der Social-Media-Veröffentlichungen.

Diese Angebote unterliegen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den Regelungen des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Um die Übersichtlichkeit dieser Datenschutzerklärung zu gewährleisten, sind die besonderen Aspekte zu Fachmesse-Aussteller*innen und Fachkongress-Ausrichter*innen separat am Ende dieses Dokuments als Punkt 9 zu finden.

 

2. Sicherheit und Schutz – das ist unser Ansatz

Wir nehmen den Schutz von personenbezogenen Daten ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten nur, um Ihnen die Angebote rund um den hybriden 17. DJHT zur Verfügung stellen zu können. Die Daten werden mit technischen und organisatorischen Maßnahmen geschützt, die einem modernen Standard entsprechen. Laufend überprüfen wir dabei, wie wir die Regelungen gut erfüllen. Datenweitergabe an Drittanbieter erfolgt nur dort, wo sie für eine Funktion notwendig ist.

 

3. Verantwortlich gemäß Artikel 4 Abs. 7 DSGVO

Vorstand der Arbeitsgemeinschaft für Kinder- und Jugendhilfe e. V.
Mühlendamm 3
10178 Berlin

Tel.:                 + 49 30 400 40 200
Fax:                + 49 30 400 40 232
E-Mail:            agj@agj.de

Externe Datenschutzbeauftragte*r

Name:             mb-datenschutz GmbH

E-Mail:            datenschutz[at]agj.de

 

4. Welche Daten werden verarbeitet

– Website-Besuch

Die grundsätzliche Nutzung von jugendhilfetag.de kann ohne Anmeldung erfolgen. Unser Server protokolliert diese Zugriffe in einer Logdatei. Dort werden folgende Daten erfasst:

  • IP-Adresse: Diese benötigt der Server, um die Daten auszuliefern. Die IP-Adresse wird von unserem Provider umgehend pseudonymisiert und ist für uns zu keinem Moment einem Anschluss zuzuordnen.
  • Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge und Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war: Wir sehen dadurch, wenn Abrufe ins Leere laufen.
  • Selbstauskunft des Browsers (Typ, Version, Betriebssystem)

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Systemsicherheit).

– Aktivierbare Inhalte auf der Website

Wir binden auf der DJHT-Website eine Social-Media-Wall ein. Diese muss durch unsere Besucher*innen jeweils per Klick aktiviert werden und überträgt dann die unter „Website-Besuch“ genannten Daten auch an externe Dienstleister.

Als Nutzer*in kann die Möglichkeit der Wiedererkennung/Tracking durch diese externen Social-Media-Plattformen reduziert werden, indem man parallel nicht bei diesen Anbietern eingeloggt ist (z. B. in einem weiteren Browser-Tab).

– Angebote mit Anmeldung

Im Rahmen des 17. DJHT können auf unserer Website personenbezogene Daten übermittelt werden, um sich für teilnehmer*innenbeschränkte Foren und Orte, die Betreuung von Messeständen oder für besondere Angebote anzumelden oder an speziellen Angeboten teilzunehmen (z. B. Match-Making, Chat, Kontaktmöglichkeiten).

Im Rahmen der sich immer wieder verändernden rechtlichen Pflichten zur Datenerhebung für die Kontaktnachverfolgung aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie kann es sein, dass wir kurzfristig unsere Datenverarbeitung entsprechend anpassen müssen. Wir informieren dann jeweils anlassbezogen über die Datenverarbeitung.

Falls im Rahmen von Fachkonferenzen oder Messeangeboten von Ausrichtenden eigenständig weitere digitale Tools genutzt werden, sind die jeweiligen Träger selbst für einen datenschutzkonformen Einsatz verantwortlich.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und c DSGVO (Einwilligung der Betroffenen, rechtliche Verpflichtung).

– Teilnahme an Audio-/Video-Übertragung

Um die digitale Teilnahme an Veranstaltungen wie Fachveranstaltungen zu ermöglichen, setzen wir Videokonferenzsysteme ein. Diese Videokonferenzsysteme erfassen neben den unter „Website-Besuch“ genannten Daten weitere Kategorien personenbezogener Daten. Insbesondere sind das

  • Vom/von der Nutzer*in eingetragener Anzeigename,
  • übertragene Audio- und Videosignale,
  • Chat- und Status-Nachrichten,
  • Informationen über die Leistungsfähigkeit der Datenverbindung, der Bildschirmgröße und -zustand (Standby o.ä.).

– Aufzeichnung von Veranstaltungen

Soweit nicht anders angekündigt, werden Fachforen und Veranstaltungen aufgezeichnet, um sie danach für alle registrierten Besucher*innen des DJHT zur Verfügung zu stellen.

Präsenzpublikum wird nur von hinten oder in Übersichtsaufnahmen gezeigt. Lediglich bei Wortmeldungen erscheinen die einzelnen Teilnehmenden hervorgehoben in der Aufzeichnung.

Bei der Teilnahme über ein Videokonferenz-System kann das persönliche Erscheinen durch Abschalten der eigenen Videoübertragung sowie durch Verkürzung/Pseudonym des Anzeigenamens von den Teilnehmenden selbst gesteuert werden.

– Einlasskontrolle

Um am DJHT vor Ort teilzunehmen, ist eine vorherige Online-Anmeldung erforderlich. Die hier verarbeiteten Daten sind aufgrund der Corona-Regelungen festgelegt auf Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Bei Infektionsfällen sind wir verpflichtet, die Daten zur Kontaktrückverfolgung an das zuständige Gesundheitsamt zu übermitteln.

Bei der konkreten Einlasskontrolle wird der auf Basis der Anmeldung generierte QR-Code eingelesen.

 

5. Nutzerverfolgung / Cookies

Wir setzen nur notwendige Cookies ein, die z.B. für die Identifizierung in geschützten Bereichen nach einem Login automatisiert zwischen dem Endgerät der Teilnehmenden und unserem Server ausgetauscht werden. Eine Auswertung zu Werbezwecken oder persönlicher Profilerstellung erfolgt nicht.

 

6. Auftragsverarbeitung

Für den DJHT arbeiten wir mit professionellen Anbietern zusammen, die uns mit technischem Know-how unterstützen. Sie entwickeln und betreiben die digitalen Dienste für uns. Daher sind sie entsprechend an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten beteiligt.

  1. Die Website jugendhilfetag.de und der digitale Fachkongress wird entwickelt und gewartet von
    Lime Flavour (Effendi · Heymann · Michelfelder · Stangl · Temming GbR), Körtestr. 10, 10967 Berlin, Deutschland, Telefon +49 30 61 20 12 42, E-Mail info@limeflavour.com
     
  2. Der Server jugendhilfetag.de wird betrieben von
    Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, Telefon +49 (0)9831 505-0, E-Mail: info[at]hetzner.com
    Der Provider ist zertifiziert nach ISO 27001 (Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems). Die technisch-organisatorischen Maßnahmen des Providers nach Art. 28 DSGVO können hier eingesehen werden: www.hetzner.com/AV/TOM.pdf.
    Der Serverstandort ist in Nürnberg/Deutschland.
     
  3. Die digitale Fachmesse messe.jugendhilfetag.de wird entwickelt und gewartet von
    COM.lounge GmbH, Hanbrucher Str. 33,52064 Aachen, Deutschland
    Telefon +49 241 400 73 00, E-Mail info[at]comlounge.net
     
  4. Der Server zur digitalen Fachmesse wird betrieben von
    Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, Telefon +49 (0)9831 505-0, E-Mail: info[at]hetzner.com
    Der Provider ist zertifiziert nach ISO 27001 (Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems). Die technisch-organisatorischen Maßnahmen des Providers nach Art. 28 DSGVO können hier eingesehen werden: www.hetzner.com/AV/TOM.pdf.
    Der Serverstandort ist in Nürnberg/Deutschland.
     
  5. Das eingesetzte Videokonferenzsystem wird betrieben von
    Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113, USA
    Telefon +1 888 799 96 96, E-Mail privacy[at]zoom.us
    Der Serverstandort befindet sich in Europa.
     
  6. Interaktive Pinnwand zur Sammlung von Ideen/Thesen im Zusammenhang mit den DJHT-Leitforderungen wird betrieben von
    Padlet.com, Wallwisher, Inc. 981 Mission St San Francisco, CA 94103, USA
    E-Mail hello[at]padlet.com, Datenschutzerklärung: https://padlet.com/about/privacy
     
  7. Digitale Cafeteria und digitale Austauschräume, Abend der Begegnung wird betrieben von
    Trember.com, trember GmbH c/o Hyazinth LLP Potsdamer Platz 11 10785 Berlin
    E-Mail: info[at]trember.com, Datenschutzerklärung: https://app.trember.com/de/privacy-policy/
     
  8. Interaktionstool zur Einbindung des Publikums mit Umfragen wird betrieben von
    Sli.do: etc. sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slowakei
    E-Mail: support[at]slido.com, Datenschutzerklärung: https://www.sli.do/terms
     
  9. Chat für den Support mit den Mitarbeiter*innen der AGJ wird betrieben von
    tawk.to inc. 187 East Warm Springs Rd, SB298 Las Vegas, NV 89119, USA
    E-Mail: support[at]tawk.to, Datenschutzerklärung: https://www.tawk.to/privacy-policy/
     
  10. Fotobox für das große Fotomosaik aller DJHT-Besucher*innen wird betrieben von
    upreach.com, UpReach GmbH Keithstraße 2-4, 10787 Berlin
    E-Mail: mail[at]upreach.com,  Tel: +49 30 994 04 84 00, Datenschutzerklärung:  https://upreach.com/datenschutz/
     
  11. Social Media Wall wird betrieben von
    Flockler.com, Rautatienkatu 21 B, 33100, Tampere, Finnland
    E-Mail: info[at]flockler.com, Datenschutzerklärung: https://flockler.com/privacy-policy
     
  12. Webanalysedienst wird betrieben von
    Matomo.org, Dienst der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, New Zealand
    E-Mail: privacy[at]matomo.org, Datenschutzerklärung: https://matomo.org/privacy-policy/

 

7. Speicherdauer

Im Rahmen des DJHT werden unterschiedliche Daten für unterschiedliche Zwecke verarbeitet. Entsprechend unterscheidet sich auch die Speicherdauer je nach Datenart. Wir halten Daten nur so lange vor, wie sie einem konkreten, vorher festgelegten Zweck dienen bzw. so lange wir aufgrund gesetzlicher Regelungen dazu verpflichtet sind.

Das Archiv des 17. DJHT wird bis zum 31. Oktober 2021 für registrierte Teilnehmende verfügbar bleiben. Dieses Archiv beinhaltet Videoaufzeichnungen, die digitalen Fachmesse-Stände sowie nutzergenerierte Inhalte (Chat, Match-Making, Kommentare).

Chats aus den Videokonferenzen werden bereits 30 Minuten nach Ende einer Veranstaltung gelöscht und nicht archiviert, sofern nicht während einer Veranstaltung anders vereinbart.

Die Website jugendhilfetag.de bleibt mindestens bis zum Jahresende 2021 verfügbar. Informationen über Referent*innen und die Messestände sind bis dahin weiter vorhanden.

Die für die Betriebssicherheit notwendigen Logdateien werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen, manchmal auch früher, automatisiert gelöscht.

 

8. Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie Beschwerde

Die DSGVO sieht für die Betroffenen verschiedene Rechte vor, die z. B. die Einsichtnahme in gespeicherte Daten, die Korrektur falsch verarbeiteter Daten und die Löschung der Daten umfassen, sofern bei Letzterem nicht andere gesetzliche Regelungen entgegenstehen.

Um diese Rechte wahrzunehmen, genügt eine Kontaktaufnahme mit uns. Die Kontaktinformationen finden Sie unter Punkt 3.

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter dem in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontakt zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Weiterhin besteht jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, Deutschland

Telefon +49 30 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de, Web www.datenschutz-berlin.de

 

9. Daten der Fachmesse-Aussteller*innen und Fachkongress-Ausrichter*innen

Zur Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung werden die Daten von Standbetreiber*innen und Kongress-Ausrichter*innen verarbeitet.

Bei der Anmeldung für die Buchung von Messeständen/Freiflächen, Messeforen und Fachveranstaltungen werden personenbezogene und organisationsbezogene Daten erhoben:

  • IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung
  • Name der vertretungsberechtigten Person
  • Name der zuständigen Ansprechperson
  • E-Mail-Adressen und Telefonnummern
  • Anschrift und Internetadresse Institution/Organisation
  • ggf. Abfrage gewerbliche / nicht-gewerbliche Aussteller*in
  • ggf. Kooperationspartner*innen
  • ggf. Namen von Referent*innen und Podiumsteilnehmenden
  • Freiwillige Angaben zu besonderen Bedarfen

Die Verarbeitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vor- bzw. Vertragserfüllung). Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben. Das gilt z. B. für Daten, die aus handels-, zuwendungs- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Sollte kein Vertrag zustande kommen, werden die Daten gelöscht.

Bei Anmeldungen für nicht-digital durchgeführte Messestände werden die Anmeldedaten zum Zweck der Aufplanung der Fachmesse an die Messe Essen GmbH weitergeleitet.

Die finalen Aussteller*innendaten, Messeforen und Fachveranstaltungen werden im Rahmen der Veröffentlichung des Veranstaltungsprogramms auf jugendhilfetag.de veröffentlicht.

Wir verarbeiten und nutzen die Anmeldedaten, sofern wir dies nach den gesetzlichen Vorgaben dürfen, auch zum Zwecke der werblichen Ansprache per E-Mail.

 

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir werden diese Erklärung bei Bedarf aktualisieren, um sie an rechtliche und die Website betreffende Veränderungen anzupassen.

Stand: Januar 2021