Allgemeine Infos zum digitalen DJHT

Was ist der Unterschied zwischen Fachkongress und der Fachmesse? Wann bin ich Teil wovon?

Der DJHT besteht aus den beiden Komponenten Fachmesse und Fachkongress. Die Fachmesse ist eine klassische – nun digitale – Messe, auf der sich Organisationen mit einem (virtuellen) Messestand Besucher*innen präsentieren können. Alle interessierten Organisationen der Kinder- und Jugendhilfe können sich gegen eine Standgebühr an der Fachmesse beteiligen. Wir bezeichnen Beteiligte der Messe als Aussteller*innen.

Der Fachkongress bietet eine große Zahl an Fachveranstaltungen an. Bei den Fachveranstaltungen handelt es sich um 90-Minütige Veranstaltungen in den Formaten Workshop, Projektpräsentation, Fachforum und Vortrag. Nur AGJ-Mitgliedsorganisationen können Fachveranstaltungen auf dem Fachkongress des DJHT anbieten. Wir bezeichnen Beteiligte des Fachkongresses als Ausrichter*innen (von Fachveranstaltungen).

Der AGJ-Vorstand hat in seiner außerordentlichen Sitzung am 11. Februar 2021 den Beschluss gefasst, dass der 17. DJHT als digitale Veranstaltung stattfinden wird. Das Programm des Fachkongresses wird digital auf der Landingpage www.jugendhilfetag.de ausgespielt und um die digitale Fachmesse ergänzt. Zudem halten wir ein buntes Rahmenprogramm bereit.

Vertrag/Rechnung

Wann erhalten Ausrichter*innen die Rechnung über die Veranstaltungspauschale?

Die Ausrichter*innen erhalten im April 2021 die Rechnung über die Veranstaltungspauschale. Der Tarif für eine digitale Veranstaltung beläuft sich auf 450,00 €.

Website & Anmeldung

Werden die Fachveranstaltungen auf einer digitalen Plattform zur Verfügung gestellt?

Ja, wir entwickeln derzeit unsere Website www.jugendhilfetag.de zu einer digitalen Plattform weiter, die wir Landingpage nennen. Die Landingpage führt alle Bestandteile des digitalen 17. DJHT zusammen und bietet einen Überblick über alle verfügbaren Angebote. Auf dieser Landingpage wird das gesamte Fachprogramm verfügbar sein sowie die Möglichkeit zur Anmeldung zu Fachveranstaltungen.

Bis wann müssen Besucher*innen sich für eine Veranstaltung anmelden?

Die Anmeldungen können bis kurz vor Veranstaltungsbeginn vorgenommen werden. Für Besucher*innen bietet dies größtmögliche Flexibilität. Für Sie als Ausrichter*innen erhöht dies allerdings die Planungsunsicherheit, da Sie die Anmeldezahlen für Ihre Veranstaltung nicht bereits im Voraus wissen. Wir prüfen derzeit, ob und wie wir Ihnen im Voraus einen vorläufigen Anmeldestand zukommen lassen können.

Sind Registrierung und Anmeldung zur Teilnahme an Veranstaltungen immer notwendig? Können auch externe Teilnehmende die Zoom-Konferenz verfolgen oder nur angemeldete DJHT-Besucher*innen?

Für die Teilnahme an Online-Veranstaltungen ist eine vorherige Online-Registrierung sowie Anmeldung zur Fachveranstaltung notwendig. Auf der DJHT-Website steht allen DJHT-Teilnehmer*innen circa ab Mitte April die Registrierungsfunktion zur Verfügung. Externe Personen können nicht an der Fachveranstaltung teilnehmen.

Online Archiv/Aufzeichnung/Datenschutz

Was ist das Online-Archiv?

Im Nachgang des DJHT werden alle aufgezeichneten Fachveranstaltungen im Online-Archiv weiterhin zur Ansicht verfügbar sein. Das Online-Archiv bietet registrierten Teilnehmer*innen des DJHT die Möglichkeit, mit entsprechenden Zugangsdaten bis zum 31. Oktober 2021 auf die Fachveranstaltungen im Online-Archiv zuzugreifen und sich so auch (verpasste) Veranstaltungen im Nachgang anzuschauen. Auch alle digitalen Fachmessestände werden im Online-Archiv ausgestellt.

Wer kann auf das Online-Archiv zugreifen?

Auf das Online-Archiv können alle Personen zugreifen, die sich für den 17. DJHT registriert haben. Nach dem DJHT, ab dem 21.05.2021, wird die Registrierung geschlossen. D. h. es muss bis einschließlich zum 20.05.2021 eine Registrierung erfolgen, um auf das Online-Archiv zugreifen zu können.

Kann man als Ausrichter*in die Aufzeichnungen im Nachhinein frei nutzen? Können Aufzeichnungen genutzt werden, wenn die Teilnehmenden nicht zu sehen, hören, lesen sind?

Nein, als Ausrichter*innen kann man über seine eigene Veranstaltung nicht frei verfügen. Die Aufzeichnungen finden im Rahmen des 17. DJHT statt und werden auch nur in diesem Zusammenhang ausgespielt. 

Sollten in der Aufzeichnung keine Teilnehmer*innen zu sehen bzw. zu hören sein, ist die Nutzung auf der eigenen Webseite prinzipiell möglich. Hierfür benötigen Sie jedoch das ausdrückliche Einverständnis aller aktiven Teilnehmer*innen, wie den Referierenden oder Moderator*innen. Diese Einverständniserklärungen sind uns vorzulegen. Es besteht kein Anspruch auf Nutzung der Aufzeichnung der eigenen Veranstaltung.

Wird vorab die Zustimmung der Teilnehmer*innen zu einer Aufzeichnung der Veranstaltung eingeholt?

Vor der Anmeldung zu einer Veranstaltung müssen sich alle Teilnehmer*innen mit unserer Datenschutzerklärung sowie mit unserer Netiquette einverstanden erklären. Hierin wird auch darauf hingewiesen, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird. Die Zustimmung aller an der Fachveranstaltung teilnehmenden Personen zur Aufzeichnung wird somit vorausgesetzt.

Wer ist für die Einholung der Einverständniserklärungen der Referent*innen zur Aufzeichnung und nachträglichen Speicherung der Fachveranstaltung verantwortlich? Gibt es eine Vorlage?

Für die Einholung der Einverständniserklärung sind die Ausrichter*innen verantwortlich. Die AGJ stellt keine Vorlage zur Verfügung. Es ist jedoch ausreichend, wenn eine formlose Bestätigung per E-Mail erfolgt.

Stellt die AGJ entsprechende Technik für die Aufzeichnung zur Verfügung oder sind die Ausrichter*innen hierfür verantwortlich?

Die digitalen Veranstaltungen werden per Zoom durchgeführt. Die Aufnahme der Veranstaltung erfolgt über die in Zoom vorhandene Aufnahmefunktion. Der technische Support übernimmt das Hochladen der Aufzeichnung auf unsere Webseite im Nachgang der Veranstaltung.

Gibt es eine Möglichkeit, die Veranstaltung nicht aufzeichnen zu lassen?

Die Ausrichter*innen können sich dazu entscheiden, die Veranstaltung nicht aufzeichnen zu lassen bzw. die Aufzeichnung im Nachgang des DJHT nicht auf unserer Website veröffentlichen zu lassen. Im ihnen zugesandten Vertrag über die Durchführung einer digitalen Fachveranstaltung konnten alle Ausrichter*innen angeben, ob sie einer Aufzeichnung zustimmen oder nicht. Sollte sich nach Vertragsabschluss die Entscheidung ändern, bitten wir um schriftlich Mitteilung an djht[at]agj.de. Sollte die Veranstaltung nicht aufgezeichnet werden, kann dies gerne auch in der Veranstaltungsbeschreibung hervorgehoben werden.

Ist es möglich, Teile oder Personen aus der aufgezeichneten Veranstaltung herauszuschneiden?

Ein Herausschneiden bestimmter Veranstaltungselemente wird nicht möglich sein. Sollten Ausrichter*innen mit der Veröffentlichung einzelner Elemente im Online-Archiv nicht einverstanden sein, können sie die gesamte Veranstaltung aus dem Online-Archiv zurückziehen. Das DJHT-Team sollte über die Entscheidung informiert werden per E-Mail an djht[at]agj.de.

Können bei Veranstaltungen, die nicht aufgezeichnet werden, Präsentationen im Nachgang auf der DJHT-Seite veröffentlicht werden?

Ja, es ist möglich, die Präsentationen nicht aufgezeichneter Veranstaltungen im Nachhinein auf der DJHT-Website zu veröffentlichen.

Wo werden die personenbezogenen Daten der Online-Registrierung gespeichert? Ist die Speicherung DSGVO-konform?

Die DJHT-Website wird von Hetzner Online GmbH gehostet, der Server befindet sich in Nürnberg (www.hetzner.com). Die Speicherung der Daten verläuft DSGVO-konform. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Digitale Fachveranstaltungen - Rahmenbedingungen & Technik

Wie viele Teilnehmer*innen können an den Veranstaltungen digital teilnehmen?

Die Entscheidung über die maximale Teilnehmer*innenzahl liegt bei den Ausrichter*innen digitaler Fachveranstaltungen. Sie können bei uns eine Zoom-Lizenz buchen, die Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Zur Wahl stehen die Webinar-Lizenz sowie die Meeting-Lizenz, jeweils in den Kapazitäten 100, 300 und 500 Personen (Unterschiede siehe: https://support.zoom.us/hc/de/articles/115005474943-Meeting-und-Webinar-im-Vergleich). Es können maximal 500 Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen.

Ist es möglich die Teilnehmer*innenliste vor oder nach der Veranstaltung zu erhalten?

Nein, wir erstellen keine Teilnehmer*innenlisten für die einzelnen Fachveranstaltungen und können diese demnach auch nicht an Sie weiterleiten.

Besteht die Möglichkeit, nach der Veranstaltung mit den Ausrichter*innen Kontakt aufzunehmen? Werden z. B. Kontaktdaten der Ausrichter*innen bei den Aufzeichnungen hinterlegt?

Wir hinterlegen von uns aus keine Kontaktdaten bei der Aufzeichnung oder in der Veranstaltungsbeschreibung. In der Veranstaltungsbeschreibung werden alle Mitwirkenden namentlich erwähnt. Ausrichter*innen, die gerne in Kontakt treten möchten, können ihre Kontaktdaten sowohl in der Veranstaltungsbeschreibung hinterlegen als auch diese im Chat bzw. im genutzten digitalen Tool angeben.

Bis wann kann die Anmeldung der Referent*innen für Fachveranstaltungen erfolgen?

Sie können sich unter www.jugendhilfetag.de ab dem 22. Februar 2021 in Ihr Online-Formular zur Einreichung von Fachveranstaltungen wieder einloggen. Hier können Sie bis zum 15. Mai 2021 Änderungen bei Ihren Referierenden, Moderator*innen, der Veranstaltungsbeschreibung und dem Veranstaltungstitel vornehmen.

Bei Ausrichter*innen mit zwei Fachforen an einem Tag: Wie wird gewährleistet, dass sich diese Fachforen nicht überschneiden?

Bei der Einreichung von Fachveranstaltungen wurden uns teilweise schon die Namen von Referierenden und/oder Moderatoren mitgeteilt. Auf dieser Grundlage ist es uns möglich, bei der räumlichen und zeitlichen Setzung darauf zu achten, dass keine Überschneidungen stattfinden. 

Tragen Sie jedoch erst in den kommenden Wochen die entsprechenden Namen im Online-Formular auf unserer Website www.jugendhilfetag.de nach, können wir für eine mögliche Überschneidung nicht garantieren.

Kann die Veranstaltungsdauer bei einer digitalen Veranstaltung verändert werden?

Nein, alle Veranstaltungen im Fachkongress haben eine Länge von 90 Minuten. Ihnen steht natürlich frei, die Veranstaltung zu einem früheren Zeitpunkt zu beenden.

Welche Unterstützung gibt es von Seiten der AGJ für die Durchführung digitaler Veranstaltungen? Erhalten Ausrichter*innen von der AGJ noch Hinweise zu der digitalen Veranstaltung, die an Moderator*innen und Referent*innen weitergeleitet werden können?

Am 14. April 2021 bieten wir eine Trägerkonferenz für alle Ausrichter*innen und Aussteller*innen gemeinsam an, um über den digitalen DJHT zu informieren. Eine Einladung versenden wir demnächst. Die Ausrichter*innen erhalten außerdem Mitte April ein Informationspaket zur Durchführung von digitalen Veranstaltungen. Für Ende April ist ein Technik-Briefing mit allen Ausrichter*innen geplant und Anfang Mai lassen wir ihnen eine Übersicht mit allen zentralen Infos zur Durchführung von digitalen Veranstaltungen zukommen.

Gibt es einen technischen Support für die digitalen Veranstaltungen? Kann man mit dieser Person vorab den Ablauf besprechen?

Ja, es wird einen technischen Support während des DJHTs geben. An diesen Support können Sie sich während Ihrer Veranstaltung im Falle von technischen Problemen wenden. Im Vorhinein steht der Support den Ausrichter*innen nicht direkt zur Verfügung. Sollten Sie individuelle Fragen haben, können Sie sich an das DJHT-Team wenden.

Was ist, wenn es durch Teilnehmer*innen zu Störungen kommt?

Als Ausrichter*in haben Sie die Möglichkeit, Personen stummzuschalten. Sollte dies nicht ausreichen, können Sie ebenfalls einzelne Personen aus dem Meeting/Webinar entfernen. Die Person kann der Veranstaltung nicht mehr beitreten.

Stellt die AGJ weitere Zoom-Ergänzungen, wie etwa einen H.323/SIP Room Connector, zur Verfügung?

Wir bieten Ihnen an, zusätzliche Zoom-Wünsche auf Nachfrage bereitzustellen. Die hierfür entstehenden Kosten werden den jeweiligen Ausrichter*innen in Rechnung gestellt.

Gibt es von Ihrer Seite einen virtuellen Hintergrund, der genutzt werden kann?

Das DJHT-Team stellt unterschiedliche digitale Hintergründe mit DJHT-Bezug zur Nutzung durch die Ausrichter*innen auf der Website rechtzeitig zum DJHT zur Verfügung.

Gibt es die Möglichkeit zu einem Testlauf?

Für Ende April 2021 ist ein Technik-Briefing mit allen Ausrichter*innen geplant, welches eine Art Testlauf darstellt.

Digitale Fachveranstaltungen - Planung und Durchführung

Sieht der DJHT im Digitalen ein bestimmtes Videokonferenzsystem vor?

Ja, alle digitalen Veranstaltungen werden über das Videokonferenzsystem Zoom durchgeführt. Es wird, um größtmögliche Stabilität zu gewährleisten, ein zentraler Zoom-Account für alle entsprechenden Veranstaltungen genutzt; Ausrichter*innen haben nicht die Möglichkeit, ein anderes Videokonferenzsystem zu nutzen.

Kann/muss es ein/e Moderator*in geben? Wer stellt die/den Moderator*in?

Fachveranstaltungen müssen nicht zwingend eine Moderation haben. Die Gestaltung der eigenen Veranstaltung ist den Ausrichter*innen überlassen. Die AGJ stellt keine Moderator*innen.

Ist es möglich, bei digitalen Veranstaltungen Filme einzuspielen?

Ja, Sie können gerne Filme und Videos einspielen. Dies können Sie über die Funktion „Bildschirm teilen“ durchführen. Achten Sie bitte auf die Einhaltung des Urheberrechts.

Wie wird die digitale Veranstaltung für Teilnehmende interessant?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine interessante digitale Veranstaltung durchzuführen. Hierfür bedarf es einer aktiven Moderation, die Abläufe für alle verständlich erklärt. Oftmals ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer*innen bei Online-Veranstaltungen etwas geringer. Hierfür ist es sinnvoll, kürzere Veranstaltungsinhalte zu planen und dem Publikum mehr Interaktionsmöglichkeiten zu verschaffen. Es kann z. B. belebend sein, wenn zwei Moderator*innen gemeinsam moderieren und so mehr Dynamik in die Veranstaltung bringen. Zudem ist bei einem Moderationsteam eher sichergestellt, dass Kommentare/Fragen von Teilnehmer*innen aus dem Chat, der digitalen Pinnwand oder dem Umfragetool (sofern vorgesehen) eingebracht werden. Sie können auch alternative Visualisierungen Ihrer Vorträge etc. einbinden, wie bspw. Graphic Recording.

Besteht die Möglichkeit, Materialien, wie z. B. Plakate oder Schriften, die für die Präsenzveranstaltung geplant waren und nun digital verfügbar sind, auch online zu zeigen? Wie kann man dies anmelden?

Sie können bei digitalen Veranstaltungen, die über das Videokonferenzsystem Zoom laufen, mit der Funktion „Bildschirm teilen“ gern auf Plakate oder Flyer hinweisen. Außerdem können Sie die Materialien in Ihrem Video-Hintergrund aufstellen und auf sie hinweisen.

Im Rahmen der digitalen Fachmesse können sich Organisationen einen eigenen digitalen Messestand einrichten. Hier können beispielsweise virtuelle Prospektständer mit Infomaterial, wie Broschüren und Flyer, bestückt werden.

Wie können alternative Formate wie eine Fishbowl-Diskussion digital realisiert werden?

Grundsätzlich sind die meisten Formate und Methoden auch im Digitalen machbar. Kleingruppen können z. B. über Break-Out-Sessions realisiert werden (nur im Zoom-Meeting möglich). Fishbowl-Diskussionen können Sie sowohl in einem Meeting als auch einem Webinar durchführen. Bei beiden Formaten können die entsprechenden Personen ihre Frage/ihren Kommentar mündlich äußern. Im Webinar kann sich die Person per Handzeichen melden, der Host kann die Person anschließend zur Diskussionsteilnehmer*in befördern. In dieser Rolle kann die Person ihre Fragen/Kommentare äußern. Nach dem Beitrag kann die Person wieder zur/m Zuschauer*in erklärt werden. Es können alternativ auch Sprecherlaubnisse an Zuschauer*innen erteilt und wieder entzogen werden.

Welche Tools können genutzt werden? Gibt es Tools oder Lizenzen für Tools, die seitens der AGJ kostenfrei zur Verfügung gestellt werden?

Grundsätzlich können Sie alle Tools, die DSGVO-konform sind, für Ihre Fachveranstaltung nutzen. Die AGJ wird keine Tools kostenfrei zur Verfügung stellen oder Lizenzen anbieten. Wir machen keine festen Vorgaben, welche Tools genutzt werden sollen. Wir möchten die Ausrichter*innen animieren, verschiedene Tools, entsprechend des Veranstaltungstyps, auszuprobieren und zu nutzen. Es gibt auch Tools, die kostenfrei genutzt werden können (siehe Tabelle in Powerpointpräsentation zur Informationsveranstaltung zu digitalen Veranstaltungen).

Welches Chat-Programm können wir statt Padlet verwenden, wenn das aus Datenschutzgründen nicht erlaubt ist?

Es gibt andere datenschutzkonforme Tools, die den Austausch der Mitwirkenden während einer digitalen Veranstaltung ermöglichen. Die Einbindung der Plattform yopad können wir ebenfalls empfehlen. Mit pinnet.eu steht Ihnen auch eine digitale Pinnwand ähnlich eines padlets als open source Software zur Verfügung.

Können statt einer Live-Veranstaltung auch aufgezeichnete Videos als Veranstaltung eingebettet werden?

Diese Option ist nicht vorgesehen. Der DJHT ist auch im Digitalen als ein Ort des Austausches gedacht, dies ist unserer Meinung nach nur in Form einer live stattfindenden Veranstaltung zu realisieren. Sie können jedoch gerne Videos in Ihre Fachveranstaltung einbinden und den Teilnehmer*innen zeigen.

Zoom

Wie können Break-Out-Sessions eingebunden werden?

In einem Zoom-Meeting (nicht im Webinar) können Sie sogenannte Break-Out-Sessions anlegen. Hierbei handelt es sich um Gruppenräume, in die Sie Ihre Teilnehmer*innen einteilen können.

Wer hat die Hostfunktion in dem Zoom-Raum? Inwiefern können die Ausrichter*innen den Zoom-Raum selbst vorbereiten? (z. B. Einrichtung von Break-Out-Räumen etc.)

Ca. 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn können die Ausrichter*innen den Zoom-Raum betreten. Die Hostfunktion wird den Ausrichter*innen dann vom Techniksupport übertragen.  Ausrichter*innen stehen somit 30 Minuten zur Verfügung, um den Zoom-Raum nach ihren Bedürfnissen einzurichten.

Gib es die Möglichkeit, dass die Teilnehmer*innen sichtbar sind?

Ja, in einem Zoom-Meeting (nicht Webinar) sind alle Teilnehmer*innen sichtbar. In diesem Format können die Teilnehmer*innen selbst darüber entscheiden, ob sie ihr Bild und ihren Ton anschalten möchten. Der Host kann die Funktionen auch im Meeting deaktivieren.

Stellt die AGJ einen Zoom-Raum für ein bestimmtes Zeitfenster für das Testen/Üben zur Verfügung?

Die AGJ bietet im Vorhinein voraussichtlich keinen eigenen Zoom-Raum für Ausrichter*innen zum Testen an. Sie können jedoch selbst einen kostenlosen Account erstellen, um Zoom im Vorhinein zu testen.

Welche Unterschiede bestehen zwischen den Formaten Webinar und Meeting? Bis zu welcher Teilnehmer*innenzahl ist welches Format zu empfehlen?

Bei einem Zoom-Meeting sind alle Teilnehmer*innen sichtbar und können darüber entscheiden, ob sie ihr Mikro und/oder Video anschalten. Im Webinar sind nur die aktiven Moderator*innen/Referierenden als Diskussionsteilnehmer*innen zu sehen. Alle weiteren Teilnehmer*innen sind in einer passiven Zuschauer-Position. Sie können je nach Einstellung ihre Hand heben, jedoch nicht ohne Erlaubnis sprechen oder ihr Video anschalten.

Eine konkrete Teilnehmer*innenzahl ist schwer zu nennen, da das geeignete Format maßgeblich von der Veranstaltungskonzeption abhängt. Es kann daher auch sinnvoll sein, die mögliche Teilnehmer*innenzahl zu beschränken, sodass Ihr gewünschtes Format einsetzbar ist. Für einen Workshop-Charakter z. B. empfiehlt sich das Zoom-Meeting, bei einem Vortrag oder eine Panel-Diskussion ist auch ein Webinar gut geeignet.

Weitere Infos zum Webinar finden Sie auf dem ausführlichem Info-Portal von Zoom selbst:

Bis wann müssen Ausrichter*innen sich für ein Zoom-Format sowie die gewünschte Teilnehmer*innenzahl entscheiden?

Wir werden vermutlich Mitte März 2021 eine Abfrage bei allen Ausrichter*innen zum gewünschten Zoom-Format und der Teilnehmer*innenzahl durchführen.

Können Teilnehmer*innen auch während der Veranstaltung noch rein bzw. raus wechseln? Wird es dadurch eine hohe Fluktuation während der Veranstaltung geben?

Prinzipiell können Teilnehmer*innen immer die Veranstaltung verlassen, in der sie sich befinden. Mit der Funktion „Sperren“ können Sie den Zoom-Raum jedoch sperren, sodass keine weitere Person zutreten kann. So verhindern Sie das verspätete Hinzukommen einzelner Personen.

Kann man auch mit einem eigenen Zoom-Account eine Veranstaltung anbieten?

Nein, beim 17. DJHT werden alle Zoom-Räume zentral von unserem Technikdienstleister verwaltet. Ein eigener Raum ließe die Verwaltung und somit auch den technischen Support durch uns nicht zu, weswegen wir diese Möglichkeit nicht eröffnen können.

Wieviel Zeit vor und nach der Veranstaltung wird im Zoom-Raum zur Verfügung gestellt?

Ausrichter*innen können sich ab 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn in den Zoom-Raum einloggen. Nach der Veranstaltung wird der Raum nach ca. 15 Minuten geschlossen, damit er für die nächste Veranstaltung genutzt werden kann.

Läuft die Zoom-Veranstaltung nach Übergabe des Hostings über die Server der Ausrichter*innen?

Nein, die Zoom-Veranstaltung läuft über die von uns genutzten Zoom-Server. Die Übergabe des Hosts bezieht sich lediglich auf den Host innerhalb von Zoom. Der Host kann das Meeting/ Webinar während der Veranstaltung verwalten.